7 giấy tờ bắt buộc khi xuất hàng đi Thái Lan chính ngạch

Xuất khẩu chính ngạch khác với gửi hàng từ Việt Nam sang Thái Lan theo đường tiểu ngạch ở chỗ yêu cầu đầy đủ chứng từ hợp lệ và khai báo thuế minh bạch. Bài viết liệt kê 7 giấy tờ bắt buộc mà doanh nghiệp Việt cần chuẩn bị để xuất hàng chính ngạch sang Thái Lan thuận lợi.

Tại sao cần đầy đủ giấy tờ khi xuất khẩu chính ngạch

Xuất khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp Việt được hưởng ưu đãi thuế ASEAN, có chứng từ hợp lệ để hạch toán kế toán và VAT, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho hợp đồng dài hạn với đối tác Thái Lan. Hàng tiểu ngạch chỉ phù hợp cho lô nhỏ cá nhân, không thể nhân rộng cho mô hình kinh doanh ổn định.

Thiếu giấy tờ chính ngạch dẫn đến nhiều hậu quả: hàng bị giữ tại cửa khẩu, không được hưởng ưu đãi thuế FTA, không khai được VAT đầu vào, đối tác Thái không thể hạch toán hợp pháp khi nhận hàng.

Danh sách 7 giấy tờ bắt buộc khi xuất hàng chính ngạch

Dưới đây là bảy loại giấy tờ bắt buộc cho mọi lô hàng xuất khẩu chính ngạch từ Việt Nam sang Thái Lan, theo thứ tự thực hiện thực tế.

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Là cơ sở pháp lý cho toàn bộ giao dịch giữa doanh nghiệp Việt và đối tác Thái. Hợp đồng cần ghi rõ: thông tin hai bên, mặt hàng, số lượng, giá FOB/CIF, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms 2020 thường dùng FOB hoặc CIF), thời hạn giao và các điều khoản bồi thường. 

Hợp đồng cần ký bởi đại diện pháp luật của cả hai công ty và đóng dấu pháp nhân.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ kế toán bắt buộc cho mọi lô hàng xuất khẩu. Invoice ghi rõ: tên và địa chỉ người gửi, người nhận, mô tả chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán và Incoterms. Đây cũng là cơ sở để hải quan hai nước xác định giá trị tính thuế. Khai sai giá trị có thể bị truy thu và phạt nặng.

3. Bảng kê hàng hóa (Packing List)

Liệt kê chi tiết nội dung từng kiện hàng: số kiện, kích thước, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số lượng đơn vị mỗi kiện. Packing list giúp hải quan kiểm tra nhanh, không phải mở từng kiện. 

Cũng là cơ sở để bên nhận đối chiếu khi nhận hàng tại Thái Lan và làm cơ sở khiếu nại nếu thiếu hàng.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form D)

Là chứng nhận hàng có xuất xứ từ ASEAN, áp dụng cho hàng xuất sang các nước thành viên ASEAN trong đó có Thái Lan. C/O Form D cho phép hàng được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu 0% hoặc thấp hơn theo Hiệp định ATIGA. Cấp tại Phòng Quản lý XNK của Bộ Công Thương hoặc VCCI, thời gian xử lý 3-5 ngày làm việc với hồ sơ đầy đủ.

5. Tờ khai hải quan xuất khẩu

Là chứng từ điện tử khai báo qua hệ thống VNACCS của Hải quan Việt Nam. Tờ khai gồm thông tin chi tiết về lô hàng, mã HS Code, giá trị, thuế xuất khẩu (nếu có), cảng/cửa khẩu xuất. Doanh nghiệp có thể tự khai hoặc thuê đại lý hải quan thực hiện. Thời gian thông quan trung bình 1-3 giờ với hồ sơ đầy đủ.

6. Vận đơn (Bill of Lading hoặc Truck Bill)

Là chứng từ vận chuyển do đơn vị logistic phát hành, xác nhận đã nhận hàng và cam kết giao đến điểm đích. Với đường bộ là Truck Bill, đường biển là Bill of Lading (B/L), hàng không là Airway Bill (AWB). 

Vận đơn là cơ sở để bên nhận lấy hàng tại Thái Lan và xử lý khiếu nại nếu có sự cố trong vận chuyển.

7. Chứng từ kiểm dịch và giấy phép chuyên ngành (nếu có)

Áp dụng cho các nhóm hàng đặc thù: thực phẩm cần Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật, sản phẩm thủy sản cần HACCP, mỹ phẩm cần đăng ký TIS Thái Lan, thiết bị y tế cần giấy phép NBTC. Loại giấy tờ này tùy thuộc vào mặt hàng cụ thể, doanh nghiệp cần kiểm tra với cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi xuất.

Lưu ý khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu cần đồng bộ và chính xác. Một số lưu ý quan trọng:

• Mọi chứng từ phải khớp nhau về thông tin: tên hàng, số lượng, giá trị, mã HS Code
• Tên người gửi, người nhận, địa chỉ phải nhất quán giữa hợp đồng, invoice, packing list và vận đơn
• Mã HS Code phải đúng vì sai có thể dẫn đến phân loại thuế sai và bị truy thu
• Bản gốc của C/O Form D cần gửi đến bên nhận Thái Lan để khai báo nhập khẩu được ưu đãi thuế
• Lưu trữ bộ chứng từ ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật về thuế và hải quan

Chuẩn bị đầy đủ 7 giấy tờ trên là điều kiện cốt lõi để xuất khẩu chính ngạch sang Thái Lan thuận lợi. Hiệp Phước Express với 16 năm kinh nghiệm hỗ trợ trọn gói chứng từ XNK cho doanh nghiệp Việt - liên hệ hotline 0907 770 995 để được tư vấn cho từng lô hàng cụ thể.

HIỆP PHƯỚC EXPRESS - Chuyên vận chuyển đường bộ đi Campuchia, Thái Lan, Lào, Myanmar

📍 29 Trường Sơn, P.4, Q. Tân Bình, TP.HCM

📞 0907 770 995

✉️ [email protected]

🌐 https://hiepphuocexpress.com/